Contrato de Operador de Dados (LGPD)

Versão 2026-10-10

Este contrato é parte integrante do Termo de Uso e é aceito no mesmo ato. Em matéria de proteção de dados pessoais, ele prevalece sobre as demais cláusulas.

1. Papéis

A clínica contratante é a CONTROLADORA dos dados dos seus pacientes: é ela quem decide por que e como os dados são tratados. A The SecretárIA é a OPERADORA: trata os dados exclusivamente para executar o atendimento, seguindo as instruções documentadas da clínica.

Se uma instrução da clínica parecer violar a LGPD, avisaremos por escrito e poderemos deixar de executá-la até que a questão seja resolvida.

2. Objeto e finalidade

Tratamos os dados dos pacientes da clínica apenas para:

• atendimento pelo WhatsApp pela assistente virtual, inclusive respostas em áudio para quem não lê, e o encaminhamento para uma pessoa da equipe quando necessário;
• transcrição dos áudios e leitura das imagens e dos documentos que o paciente enviar, inclusive a organização dos resultados de exames;
• cadastro do paciente, conferência dos dados pela recepção e impressão da ficha de atendimento;
• agendamento, confirmação de presença, remarcação, cancelamento, lista de espera e oferta de horários que vagarem;
• orçamento de consultas, serviços e exames com os valores, planos e descontos cadastrados pela clínica;
• lembretes de consulta, pesquisa de satisfação e pedido de avaliação no Google;
• mensagens de retorno, de consulta de rotina, de aniversário e campanhas autorizadas pela clínica;
• aviso da véspera ao profissional, com a quantidade de pacientes do dia seguinte, e aviso ao gerente da clínica, com nome e telefone dos pacientes, quando o profissional informa que não vai atender;
• resumo da conversa, disponível para a própria clínica;
• compartilhamento do cadastro com outra clínica que usa a plataforma, somente depois de o paciente autorizar;
• quando a clínica usar esses recursos: prontuário eletrônico, chegada e fila de atendimento e a televisão da sala de espera, que mostra e fala o nome completo do paciente ao chamá-lo.

Nenhuma outra finalidade, própria ou de terceiros. Os dados não são vendidos nem usados para publicidade.

3. Dados tratados

• Do paciente: nome completo e nome social, telefone, data de nascimento, CPF, sexo, nome da mãe, naturalidade, endereço e CEP, e-mail, Cartão Nacional de Saúde, plano de saúde e número da carteirinha, dados do responsável (quando o paciente é menor ou dependente), motivo do contato, histórico de conversa, resumo das conversas, agendamentos, notas e comentários da pesquisa de satisfação e o texto extraído dos áudios, imagens e documentos que ele enviar, como resultados de exames. Os arquivos em si não são guardados: ficam só no WhatsApp.
• De quem conversa pelo paciente: quem escreve no WhatsApp nem sempre é o paciente (um familiar pode marcar para outra pessoa). Dessa pessoa tratamos nome, telefone e a conversa.
• Da equipe da clínica: nome, e-mail, CPF, registro no conselho profissional e WhatsApp dos profissionais e usuários cadastrados no painel, e o registro das operações que eles fazem.

Parte desses dados é dado pessoal sensível de saúde e recebe tratamento restrito.

4. Segurança

• Servidores da aplicação e do banco de dados hospedados no Brasil.
• Comunicação criptografada e acesso restrito aos servidores.
• Isolamento entre clínicas no banco de dados: uma clínica não enxerga os dados de outra.
• Chaves e credenciais armazenadas cifradas.
• Backups criptografados, com retenção definida.
• Acesso interno limitado ao mínimo necessário, com registro das operações de tratamento (art. 37 da LGPD).

Nossos empregados e prestadores estão sujeitos a obrigação de confidencialidade que subsiste ao fim do vínculo (art. 47 da LGPD).

5. Subprocessadores

Para executar o serviço, contratamos os terceiros abaixo, todos submetidos a compromisso de confidencialidade compatível com este contrato. Os dados dos seus pacientes não são usados para treinar modelos públicos ou de terceiros.

Antes de incluir ou substituir um subprocessador que trate dados de pacientes, avisaremos a clínica com 30 (trinta) dias de antecedência, publicando a nova lista com novo número de versão. Se a clínica discordar, pode cancelar o contrato sem ônus antes da mudança entrar em vigor.

6. Transferência internacional de dados

Os servidores da aplicação e do banco de dados ficam no Brasil. Ainda assim, parte dos subprocessadores acima está fora do país: isso significa que o conteúdo das conversas, os áudios, as imagens e os documentos enviados pelos pacientes podem ser processados no exterior. Trata-se de transferência internacional de dados, nos termos do art. 33 da LGPD, realizada com base em cláusulas contratuais de proteção e nas demais garantias exigidas pela legislação brasileira e pela ANPD. As cópias de segurança são criptografadas antes de deixar nossos servidores. Ao aceitar este contrato, a clínica reconhece e autoriza essas transferências.

7. Direitos dos titulares

Os pedidos de acesso, correção, portabilidade ou exclusão são atendidos pela clínica, que é a controladora. A The SecretárIA apoia tecnicamente esses pedidos em até 15 dias do acionamento pela clínica, respeitado o prazo legal de guarda de prontuário (mínimo de 20 anos, art. 6º da Lei 13.787/2018 e Resolução CFM nº 1.821/2007). Nosso encarregado pode ser contatado em privacidade@thesecretaria.com.

8. Incidentes de segurança

Em caso de incidente de segurança com risco relevante, comunicamos a clínica em até 72 horas da confirmação, com as informações necessárias para que ela cumpra o dever de comunicação à ANPD e aos titulares nos prazos da regulamentação vigente. Prestamos apoio técnico à investigação e às medidas de contenção.

9. Prestação de contas

Mediante solicitação por escrito e com aviso prévio razoável, fornecemos à clínica as informações necessárias para demonstrar o cumprimento deste contrato, uma vez por ano ou sempre que houver incidente. As informações prestadas não incluem dados de outras clínicas nem detalhes que comprometam a segurança da plataforma.

10. Responsabilidade

A limitação de responsabilidade prevista no Termo de Uso vale entre as partes e não afasta a responsabilidade perante os titulares de dados nem perante a ANPD, na forma dos arts. 42 a 45 da LGPD. Cada parte responde pelos danos a que der causa e pode exigir da outra o ressarcimento proporcional à sua contribuição para o evento.

11. Término

Encerrado o contrato, os dados continuam guardados, com o atendimento desligado, para que a clínica possa reativar a conta sem perder o histórico. A qualquer momento, a clínica pode pedir por escrito ao nosso encarregado:

• a exportação dos dados dos seus pacientes, entregue em até 30 (trinta) dias, em arquivo de formato aberto;
• a eliminação definitiva, feita em até 30 (trinta) dias do pedido nos sistemas ativos e, no ciclo normal de rotação, nas cópias de segurança, exceto o que a lei obrigar a manter (art. 16 da LGPD).

A guarda do prontuário permanece sendo obrigação exclusiva da clínica: peça a exportação antes de pedir a eliminação.

12. Vigência

Este contrato vigora enquanto durar a assinatura e, quanto às obrigações de sigilo e segurança, permanece em vigor após o encerramento, pelo tempo em que houver dados sob nossa custódia.