Termo de Uso

Versão 2026-10-18

1. Quem somos e o que você está aceitando

Este serviço é prestado por LC AI SYSTEMS SERVICOS DIGITAIS LTDA, inscrita no CNPJ sob o nº 69.187.499/0001-94, com sede em R. Jacqueline Ayres Silva, 92, Casa B, São José, Campina Grande/PB, CEP 58.400-394, que opera sob a marca The SecretárIA («nós»). Contato: suporte@thesecretaria.com ou WhatsApp (83) 99887-2773.

Ao concluir o cadastro e marcar o aceite, a clínica ou o profissional de saúde contratante («Clínica», «você») concorda com este Termo, com a Política de Privacidade e com o Contrato de Operador de Dados. Os três documentos formam um conjunto único: em matéria de proteção de dados, prevalece o Contrato de Operador.

Registramos a versão aceita de cada documento, a data, a hora, o endereço IP e o identificador do navegador usado no aceite, como prova da contratação e em atenção ao art. 15 da Lei 12.965/2014 (Marco Civil da Internet).

2. O que é este serviço

Fornecemos uma assistente virtual, baseada em Inteligência Artificial, que atende os pacientes da sua clínica pelo WhatsApp: responde dúvidas administrativas, agenda, remarca e cancela consultas, envia lembretes e encaminha para a equipe humana quando necessário. É uma ferramenta administrativa e de agendamento.

O acesso é concedido em licença de uso não exclusiva, intransferível, revogável e limitada ao prazo da assinatura. O software, o código, a marca e a arquitetura da solução são de nossa titularidade. É vedado copiar, descompilar, fazer engenharia reversa, revender ou sublicenciar o serviço sem autorização por escrito. Os dados dos seus pacientes continuam sendo seus: não adquirimos titularidade sobre eles.

3. Quem pode contratar

O serviço é destinado a profissionais de saúde e estabelecimentos regularmente inscritos nos respectivos conselhos. Você declara que os dados de CRM (ou registro equivalente), CPF e CNPJ informados no cadastro são verdadeiros, que está em situação regular perante o seu conselho e que tem poderes para contratar em nome da clínica. Informação falsa autoriza o encerramento imediato da conta.

4. Assinatura, cobrança, reajuste e cancelamento

A assinatura é mensal e cobrada pelo gateway de pagamento indicado no cadastro.
O atendimento automático só é ligado após a confirmação do pagamento.
Arrependimento: por ter sido contratado pela internet, você pode desistir em até 7 (sete) dias corridos contados do aceite, com devolução integral do valor pago, nos termos do art. 49 do Código de Defesa do Consumidor. O mesmo prazo vale para cada subida de plano, contado da confirmação do pagamento da diferença: o valor pago na subida é devolvido integralmente, a conta volta ao plano anterior e o crédito recebido na subida é retirado. O que desse crédito já tiver sido consumido segue a regra de "Estorno e contestação de pagamento", mais abaixo neste item. Basta pedir por e-mail.
Planos e volume de uso: cada plano inclui um limite mensal de uso da assistente, expresso em crédito de consumo e apresentado na contratação como um número máximo estimado de pacientes atendidos por mês ("até X pacientes"). Esse número é uma estimativa do que o crédito costuma render no atendimento por mensagem, não uma garantia:o crédito pode acabar antes ou depois desse número, conforme o tamanho das conversas e a quantidade de áudios, imagens e documentos enviados pelos seus pacientes. Além disso, a plataforma oferece — e passará a oferecer — outros recursos e serviços de inteligência artificial que consomem o mesmo crédito. Sempre que a clínica utilizar qualquer um deles, o crédito do ciclo é consumido mais rápido e o número de pacientes efetivamente atendidos no mês será proporcionalmente menor, sem que isso configure descumprimento deste contrato nem gere direito a crédito, abatimento ou devolução. O que vale como limite é o crédito do plano, não o número de pacientes, e o consumo de cada recurso fica visível no painel.
Consumo e bloqueio: o consumo do ciclo fica disponível no painel, em percentual do crédito incluído no plano, e cabe à clínica acompanhá-lo. Acabado o crédito do plano, a assistente passa a usar o crédito adicional, se houver. Consumidos o crédito do ciclo e todo o crédito adicional, o atendimento automático é bloqueado e a assistente deixa de responder aos seus pacientes até a renovação do ciclo, a contratação de crédito adicional ou a subida de plano. Nenhum valor excedente é cobrado sem pedido expresso da clínica.
Troca de plano: a pedido da clínica, a qualquer momento. Na subida de plano, a clínica paga a diferença integral entre o preço do plano atual e o do plano novo, e esse mesmo valor é creditado como crédito de uso, que não expira na virada do ciclo. O plano novo passa a valer assim que o pagamento é confirmado; o crédito mensal incluído no plano novo começa na renovação seguinte, e o crédito já consumido no ciclo não é recalculado. A descida vale a partir do ciclo seguinte, sem estorno.
Inadimplência: após 7 (sete) dias de atraso, o atendimento automático é suspenso, a assistente para de responder aos seus pacientes e a conexão do WhatsApp é desfeita, com aviso por e-mail. A assinatura é cancelada no gateway de pagamento e nenhuma nova cobrança é emitida. Sua conta, seus pacientes e todo o histórico permanecem guardados: para voltar, basta contratar um plano novamente e ler o QR Code no painel, reconectando o mesmo número. Nos 45 (quarenta e cinco) dias seguintes o seu lugar no servidor fica reservado; depois desse prazo o retorno pode ser feito em outro servidor, caso em que será necessário compartilhar seus calendários novamente com a nova conta de serviço indicada no painel. Após 30 (trinta) dias de suspensão, a conta pode ser encerrada na forma do item 12.
Primeira cobrança sem pagamento: a conexão do WhatsApp feita durante o cadastro é provisória até a confirmação do primeiro pagamento. Não confirmado o pagamento em até 7 (sete) dias da emissão da cobrança, a conexão é desfeita — o mesmo prazo e as mesmas regras válidos para qualquer cliente. Pagando depois disso, sua conta e seus dados continuam intactos: basta contratar o plano e ler o QR Code novamente no painel para reconectar o mesmo número.
Reajuste: os valores podem ser reajustados a cada 12 (doze) meses pela variação do IPCA/IBGE, ou pelo índice que o substituir, com aviso prévio de 30 (trinta) dias. Qualquer alteração de preço fora dessa periodicidade só vale para ciclos futuros, exige o mesmo aviso de 30 dias e garante a você o cancelamento sem ônus antes da vigência.
Cancelamento: a qualquer momento, sem multa e sem fidelidade. O serviço permanece disponível até o fim do ciclo já pago, que não é reembolsado proporcionalmente. O crédito adicional não usado (inclusive o recebido em subida de plano) continua registrado na conta e volta a valer se a clínica contratar um plano novamente. Se o encerramento da conta for por nossa iniciativa, sem culpa da clínica, o crédito adicional pago e não usado é devolvido.
Estorno e contestação de pagamento: se um pagamento for estornado, devolvido ou contestado junto ao cartão ou ao banco ("chargeback"), o que ele concedeu é retirado da conta: o crédito adicional correspondente é removido e, no caso de subida de plano, a conta volta ao plano anterior. O crédito que já tiver sido consumido é descontado do crédito disponível e quitado primeiro na contratação seguinte; enquanto não houver crédito disponível, o atendimento automático fica bloqueado. Mensalidade estornada ou contestada é tratada como mensalidade não paga, com as regras de inadimplência acima. Se a contestação for decidida a nosso favor, o que foi retirado é restabelecido.

5. Suas responsabilidades

Manter a guarda das credenciais e não compartilhá-las. Cada pessoa da equipe deve ter o próprio acesso.
Revisar e manter corretas as instruções que você escreve para a assistente -- preços, procedimentos, exigências, convênios e horários são de sua responsabilidade.
Conferir a agenda: o Google Calendar conectado é a fonte oficial dos horários.
Supervisionar o atendimento e corrigir o que for necessário. A assistente não substitui a equipe humana.
Não usar o serviço para envio de mensagens não solicitadas em massa. Toda campanha precisa de base legal e de caminho de descadastramento, e deve respeitar as políticas do WhatsApp.
Informar aos seus pacientes, de forma clara, que o atendimento inicial pelo WhatsApp é feito por uma assistente virtual automatizada e que a conversa fica registrada.
Orientar seus pacientes a nunca usarem o WhatsApp em emergência, procurando o SAMU (192), o pronto atendimento mais próximo ou o plantão da clínica.
Garantir a base legal do tratamento dos dados dos seus pacientes, em especial a tutela da saúde por profissionais e serviços de saúde (art. 11, II, «f» da LGPD), e manter o aviso de privacidade dos pacientes atualizado.

6. Limites da assistente virtual

A assistente não faz diagnóstico, não prescreve, não emite laudo, não realiza triagem clínica e não substitui avaliação médica. O serviço não é telemedicina e não realiza teleconsulta, teleorientação nem qualquer outro ato médico, nos termos da Resolução CFM nº 2.314/2022.

O canal não deve ser usado em emergência ou urgência. A assistente não acompanha as mensagens em tempo real com supervisão humana, pode demorar a responder e pode não compreender a gravidade de um relato.

Respostas geradas por Inteligência Artificial podem conter erros, omissões e interpretações equivocadas, inclusive na leitura de exames e documentos enviados pelo paciente. Cabe à Clínica supervisionar, revisar e corrigir.

7. Proteção de dados pessoais

No tratamento dos dados dos seus pacientes, a Clínica é a Controladora e nós somos a Operadora (art. 5º, VI e VII da Lei 13.709/2018). As obrigações de cada parte, a lista de subprocessadores, as transferências internacionais de dados e o prazo de comunicação de incidentes estão no Contrato de Operador de Dados, que é parte integrante deste Termo e aceito no mesmo ato.

Os servidores da aplicação e do banco de dados ficam hospedados no Brasil. Nosso encarregado pelo tratamento de dados pode ser contatado em privacidade@thesecretaria.com.

8. Sigilo

As duas partes manterão sigilo sobre as informações confidenciais a que tiverem acesso, durante e após a vigência do contrato. Reconhecemos que as informações dos pacientes estão protegidas por sigilo profissional e só as revelaremos mediante ordem judicial ou requisição de autoridade competente, comunicando você sempre que a lei permitir.

9. WhatsApp e integrações de terceiros

O serviço se conecta ao WhatsApp e a serviços de terceiros (provedores de IA, Google Calendar, gateway de pagamento e infraestrutura de nuvem), que têm regras próprias e que você também deve respeitar.

O WhatsApp da Clínica pode ser ligado ao serviço de duas formas, à escolha da Clínica. Na conexão oficial (API da Meta), a Meta atua como operadora das mensagens, as mensagens são cobradas pela Meta diretamente da Clínica, no meio de pagamento cadastrado por ela na Meta, e os modelos de mensagem dependem da aprovação da Meta. Na conexão por QR Code, que não é oficial da Meta, a Clínica assume o risco de bloqueio ou banimento do número descrito no termo de ciência que aceita antes de conectar.

Você reconhece que o número de WhatsApp usado na conexão pertence à Clínica e que a Meta/WhatsApp pode limitar, suspender ou banir esse número a qualquer momento, por critérios próprios e fora do nosso controle -- em especial por volume de mensagens, denúncias de pacientes ou mudança de política da plataforma. Não respondemos por bloqueio, perda de histórico ou indisponibilidade decorrente de ato da Meta/WhatsApp. Recomendamos manter um número reserva e não usar o número principal da clínica no primeiro mês de operação.

O bloqueio ou banimento do número pela Meta/WhatsApp não configura falha na prestação do serviço e não interrompe a assinatura: o serviço continua disponível e você pode conectar outro número pelo painel, sem custo adicional. Se preferir não continuar, o cancelamento segue o item 4 -- a qualquer momento, sem multa e sem fidelidade.

10. Disponibilidade e suporte

Trabalhamos para manter o serviço disponível continuamente, mas ele depende de terceiros (WhatsApp, provedores de IA, Google Calendar e a infraestrutura de nuvem). Interrupções desses terceiros, manutenções programadas, ataques e casos fortuitos ou de força maior (art. 393 do Código Civil) podem afetar o atendimento. Manutenções programadas serão avisadas com antecedência sempre que possível.

O suporte é prestado por e-mail em suporte@thesecretaria.com e por WhatsApp no (83) 99887-2773, em dias úteis, das 9h às 18h (horário de Brasília).

Por esses canais você pode obter informações, esclarecer dúvidas, registrar reclamações e solicitar a suspensão ou o cancelamento do serviço, sem necessidade de justificativa e sem nenhuma etapa adicional que não exista na contratação. O recebimento de toda demanda é confirmado imediatamente e a resposta é dada em até 5 (cinco) dias, na forma do art. 4º, VI e parágrafo único, do Decreto 7.962/2013.

11. Limitação de responsabilidade

ATENÇÃO -- CLÁUSULA LIMITATIVA DE DIREITO. Ressalvadas as hipóteses de dolo, culpa grave, violação de sigilo a nós imputável e a responsabilidade perante titulares de dados prevista na LGPD, nossa responsabilidade total, em qualquer hipótese, fica limitada ao valor das mensalidades efetivamente pagas nos 3 (três) meses anteriores ao evento.

Não respondemos por lucros cessantes nem por decisões clínicas tomadas com base em informações trocadas no WhatsApp. A responsabilidade pelo conteúdo das instruções cadastradas, pela conferência da agenda e pela supervisão do atendimento é da Clínica. Caso a relação seja regida pelo Código de Defesa do Consumidor, as limitações deste item não se aplicam naquilo que a lei considerar abusivo.

12. Encerramento e destino dos dados

Podemos encerrar a conta em caso de descumprimento deste termo, uso ilícito ou inadimplência prolongada, com aviso prévio de 15 (quinze) dias e oportunidade de pedir a exportação dos seus dados -- salvo ordem judicial ou risco iminente à segurança, casos em que a suspensão pode ser imediata.

Encerrada a conta, por qualquer motivo, os dados continuam guardados, com o atendimento desligado, para que a Clínica possa reativar a conta sem perder o histórico. A qualquer momento a Clínica pode pedir por escrito a exportação dos dados dos seus pacientes, entregue em até 30 (trinta) dias em arquivo de formato aberto, e a eliminação definitiva, feita em até 30 (trinta) dias do pedido nos sistemas ativos e, no ciclo normal de rotação, nas cópias de segurança, salvo o que precisarmos conservar por obrigação legal ou para exercício de direitos em processo (art. 16 da LGPD). A guarda do prontuário do paciente continua sendo obrigação exclusiva da Clínica: peça a exportação antes de pedir a eliminação.

13. Alterações deste termo

Alterações relevantes serão comunicadas com antecedência mínima de 30 (trinta) dias e passarão a valer com um novo número de versão, que exigirá novo aceite. Se você não concordar, pode cancelar antes da entrada em vigor, sem ônus. As versões anteriores ficam arquivadas e podem ser solicitadas por e-mail.

14. Comunicações

As comunicações entre as partes são válidas quando enviadas ao e-mail cadastrado no painel. Mantenha esse endereço atualizado.

15. Lei aplicável e foro

Este termo é regido pela lei brasileira. Fica eleito o foro da comarca de Campina Grande/PB para dirimir controvérsias, ressalvada a hipótese de aplicação do Código de Defesa do Consumidor, caso em que fica preservado o foro do domicílio da Clínica.