Política de Privacidade

Versão 2026-10-18

Esta página explica como os dados são tratados no atendimento pelo WhatsApp feito com a plataforma The SecretárIA. Se você é uma clínica contratante, leia também o Contrato de Operador de Dados.

Você está falando com uma Inteligência Artificial

O atendimento inicial pelo WhatsApp é feito por uma assistente virtual baseada em Inteligência Artificial, não por uma pessoa. A qualquer momento você pode pedir para falar com um atendente humano, e a conversa será encaminhada à equipe da clínica. A assistente não faz diagnóstico, não prescreve e não substitui avaliação médica. Em emergência, procure o SAMU (192) ou o pronto atendimento mais próximo.

Quem é responsável pelos seus dados

A clínica que atende você é a controladora dos seus dados: é ela quem decide por que e como eles são usados. A plataforma The SecretárIA atua como operadora, tratando os dados apenas conforme as instruções da clínica.

Dúvidas sobre privacidade podem ser enviadas ao nosso encarregado pelo tratamento de dados: privacidade@thesecretaria.com. Pedidos que dependam de decisão da clínica serão encaminhados a ela.

Como seus dados são tratados

As mensagens são processadas por servidores com acesso restrito e comunicação criptografada, hospedados no Brasil. Os dados que você envia não são usados para treinar modelos de Inteligência Artificial públicos ou de terceiros: servem exclusivamente para o seu atendimento naquela clínica.

Base legal

O tratamento se apoia na execução do contrato de atendimento e na tutela da saúde (art. 7º, V e VIII, e art. 11, II, «f», da LGPD), não apenas no consentimento. Os dados necessários ao atendimento continuam sendo tratados mesmo que você revogue o consentimento para receber mensagens.

Quais dados coletamos

• Nome, telefone e data de nascimento
• Motivo do contato e histórico da conversa
• Exames, laudos, receitas e carteirinha de convênio, quando você os envia
• Agendamentos, cancelamentos e retornos

Parte disso é dado pessoal sensível de saúde e recebe proteção reforçada. Envie pelo WhatsApp apenas o que for necessário ao seu atendimento.

Com quem os dados são compartilhados

Para funcionar, o atendimento usa serviços de terceiros: o próprio WhatsApp (quando a clínica usa a conexão oficial do WhatsApp, as mensagens passam pela plataforma da Meta, que atua como operadora no envio e na entrega delas), provedores de Inteligência Artificial que transcrevem áudios e leem imagens e documentos, o serviço de agenda e a infraestrutura de nuvem onde ficam os servidores e as cópias de segurança. A lista completa e atualizada, com a finalidade de cada um, está no Contrato de Operador de Dados. Não vendemos seus dados nem os usamos para publicidade.

Compartilhamento entre clínicas da plataforma

Se você já é paciente de outra clínica que também usa The SecretárIA, a assistente pode perguntar a você se autoriza reaproveitar as informações já registradas naquela clínica, para você não precisar repetir tudo. Esse compartilhamento só acontece com a sua autorização expressa, registrada no atendimento junto com a data, o canal e o texto da sua resposta. Se você não autorizar, cada clínica continua com os seus dados separados.

Para revogar essa autorização, peça pelo mesmo WhatsApp da clínica ou escreva para privacidade@thesecretaria.com: o pedido é encaminhado a um atendente humano e o vínculo é desfeito. A revogação não é processada automaticamente pela assistente.

Transferência internacional

Os servidores da aplicação e do banco de dados ficam no Brasil, mas parte dos serviços de Inteligência Artificial fica fora do país. Isso significa que o conteúdo das suas mensagens, áudios, imagens e documentos pode ser processado no exterior. É uma transferência internacional de dados, prevista no art. 33 da LGPD, feita com base em cláusulas contratuais de proteção e nas garantias exigidas pela legislação brasileira. As cópias de segurança são criptografadas antes de sair dos nossos servidores.

Seus direitos

Você pode, a qualquer momento e sem custo (art. 18 da LGPD):

• Confirmar se existe tratamento e acessar os seus dados
• Corrigir dados incompletos, inexatos ou desatualizados
• Pedir anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou excessivos
• Pedir a portabilidade dos dados a outro prestador
• Saber com quem os seus dados foram compartilhados
• Revogar o consentimento e se opor a tratamentos feitos com essa base

Faça o pedido pelo próprio WhatsApp da clínica ou pelo e-mail do encarregado acima. Alguns dados não podem ser apagados enquanto durar a obrigação legal de guarda do prontuário, explicada abaixo. Você também pode apresentar reclamação à ANPD -- Autoridade Nacional de Proteção de Dados (gov.br/anpd).

Como parar de receber mensagens

Envie «sair» no mesmo WhatsApp da clínica para deixar de receber mensagens automáticas, como lembretes e campanhas. Isso não interrompe o atendimento que você mesmo iniciar.

Prazo de guarda

O prontuário médico é guardado por no mínimo 20 anos a partir do último registro, conforme o art. 6º da Lei 13.787/2018 e a Resolução CFM nº 1.821/2007. Esse prazo é obrigação legal da clínica e é diferente de revogar o consentimento para receber mensagens. Registros de acesso à plataforma são guardados por 6 meses, por exigência do art. 15 do Marco Civil da Internet. Fora dessas hipóteses, os dados são eliminados quando deixam de ser necessários.

O conteúdo das conversas pelo WhatsApp, incluindo a transcrição de áudios e a descrição de imagens e documentos que você enviar, é apagado em até 180 dias. Conversas sem resposta sua saem antes: 30 dias quando só a assistente falou e 7 dias quando o cadastro não chegou a ser concluído. Não guardamos cópia dos arquivos de áudio, imagem ou documento enviados por você: eles permanecem apenas no WhatsApp, e o que fica conosco é o texto extraído deles. As informações que passarem a integrar o seu histórico de atendimento seguem o prazo de prontuário indicado acima.

Crianças e adolescentes

Quando o paciente for menor de 18 anos, o contato pelo WhatsApp deve ser feito pelo pai, pela mãe ou pelo responsável legal, no melhor interesse da criança ou do adolescente (art. 14 da LGPD). A clínica é responsável por verificar essa condição.

Segurança e incidentes

Adotamos medidas técnicas e administrativas para proteger os dados: acesso restrito, comunicação criptografada, isolamento entre clínicas e cópias de segurança criptografadas. Nenhum sistema é imune a falhas. Se ocorrer incidente de segurança com risco relevante, comunicamos a clínica, que é a controladora, para que ela avise você e a ANPD nos prazos da lei.

Conta Google (entrada no site e Google Agenda)

Quem usa a área restrita do site pode escolher entrar com a própria conta Google em vez de uma senha. Nesse caso, recebemos do Google apenas o nome, o e-mail confirmado e o identificador da conta Google. Guardamos o identificador, para reconhecer a pessoa nas próximas entradas. Se a conta no site for criada por esse caminho, o nome e o e-mail confirmados preenchem o cadastro e passam a ser o nome e o e-mail de acesso da conta, como em qualquer cadastro; para quem já tinha conta, eles servem só para identificar a pessoa. Não recebemos a senha da conta Google e, por esse caminho, não acessamos e-mails, contatos, arquivos nem a agenda.

No cadastro, a clínica pode entrar com a conta Google dela para que o The SecretárIA crie automaticamente um calendário para cada agenda de atendimento. Pedimos só duas permissões: criar calendários secundários e gerenciar os eventos desses calendários criados pelo The SecretárIA; e ver e mudar o compartilhamento dos calendários da conta (o Google só oferece essa segunda permissão para a conta inteira). Com isso criamos os calendários na conta da própria clínica, que continua dona deles, e os compartilhamos com a conta de serviço que a assistente usa para consultar horários livres e marcar consultas. Só mudamos o compartilhamento dos calendários criados pelo The SecretárIA ou, depois de uma troca de servidor, do calendário que a própria clínica já usava com a assistente. Não lemos a agenda pessoal nem outros calendários da conta. O acesso é usado apenas durante essa criação e revogado logo em seguida; não guardamos senha nem token da conta Google.

O uso e a transferência, para qualquer outro aplicativo, de informações recebidas das APIs do Google pelo The SecretárIA obedecem à Política de Dados do Usuário dos Serviços de API do Google, incluindo os requisitos de Uso Limitado.

Inteligência Artificial e dados do Google. O nome, o e-mail e o identificador recebidos na entrada com o Google não são enviados a nenhum serviço de Inteligência Artificial. Nos calendários usados pela assistente (os criados pelo The SecretárIA ou os que a própria clínica compartilhou com a conta de serviço), ela consulta os eventos só para achar os horários livres e marcar consultas, e envia à OpenAI apenas a data e o horário dos blocos livres, para oferecer horários ao paciente; quando a resposta vai em áudio, o texto dela também passa pela ElevenLabs, que gera a voz. Título, descrição e participantes dos eventos não são enviados a nenhuma IA. Esses serviços são chamados diretamente, sem intermediários, e estão configurados para não usar os dados em treinamento. O The SecretárIA não usa, não retém e não transfere dados obtidos pelas APIs do Google Workspace (incluindo o Google Agenda) para desenvolver, melhorar ou treinar modelos generalizados de Inteligência Artificial ou de aprendizado de máquina, próprios ou de terceiros, e não treina nem ajusta modelos de IA.

The name, email address and account ID received through Google Sign-In are never sent to any AI service. In the calendars used by the assistant (those created by The SecretárIA or shared by the clinic with our service account), events are read only to find free slots and book appointments, and the only data sent to the OpenAI API is the date and time of free slots, so the assistant can offer appointment times; when a reply is delivered as audio, its text is also sent to ElevenLabs for speech synthesis. Event titles, descriptions and attendees are never sent to any AI service. These providers are called directly, with no aggregator or gateway, and are configured not to use the data for model training. The SecretárIA does not use, retain or transfer user data obtained through Google Workspace APIs to develop, improve, or train generalized AI and/or ML models, and does not train or fine-tune any AI model.

Chat de dúvidas do site

O chat de dúvidas das páginas do site é respondido por Inteligência Artificial da OpenAI, provedor localizado fora do Brasil (transferência internacional, art. 33 da LGPD). Nós não guardamos o texto que você digita no chat: para limitar o uso, guardamos apenas um código gerado a partir do seu endereço IP (o endereço em si não é gravado), apagado em até 3 dias. O provedor de IA pode manter o texto por um período curto para segurança e prevenção de abuso, sem usá-lo para treinar modelos. Não envie dados pessoais nem de saúde pelo chat; para assuntos do seu atendimento, fale com a clínica pelo WhatsApp dela.

Cookies deste site

As páginas públicas não usam cookies de publicidade nem de rastreamento. Na área restrita das clínicas usamos apenas cookies necessários ao funcionamento: manter a sessão iniciada, lembrar qual clínica está selecionada e, por no máximo 15 minutos, proteger a conexão com a conta Google durante a entrada no site ou a criação automática dos calendários. Sem eles o acesso não funciona.

Alterações

Esta política pode ser atualizada. Mudanças relevantes recebem um novo número de versão, exibido no topo desta página.